AireTrac

Manual técnico

Manual de la aplicación móvil para técnicos

Una guía de campo imprimible para técnicos que usan la aplicación móvil de AireTrac para recibir trabajos, actualizar el estado del trabajo, compartir ubicación, enviar presupuestos, capturar firmas, completar trabajos, y solicitar tiempo libre.

Cómo encaja la app del técnico en el flujo de trabajo de AireTrac

Los despachadores crean y asignan solicitudes de servicio en la app web de AireTrac. Los trabajos asignados aparecen en la app móvil del técnico. A medida que el técnico se desplaza, llega, trabaja, envía presupuestos, captura firmas y completa el trabajo, esas actualizaciones regresan al despacho.

La app está diseñada en torno a un ritmo de campo sencillo: estar disponible, recibir trabajo, mantener al despacho actualizado, documentar el trabajo, gestionar la aprobación del cliente y cerrar la visita correctamente.

Áreas principales en móvil

Cola de hoy
Detalle del trabajo
Acciones de cliente y dirección
Fotos y notas de trabajo
Presupuestos y facturación
Perfil y Mi tiempo libre

Lo que ve despacho

Tus actualizaciones de estado del trabajo
Estado de guardia/fuera de servicio
Ubicación en vivo mientras se comparte
Presupuestos de campo en espera de precio
Notas, fotos, firmas y facturas de trabajos completados

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Instalación

Instalar la app AireTrac Tech

La app AireTrac Tech está disponible tanto en teléfonos Apple como Android. Tu despachador también puede abrir la app web de AireTrac y mostrarte un código QR escaneable para cualquiera de las plataformas desde Personas → Técnicos.

Instalar en iPhone

1

Abre la app Cámara en tu iPhone.

2

Apunta al código QR de AireTrac iOS que te muestra tu despachador. Toca el enlace que aparece.

3

Se abre App Store con AireTrac Tech. Toca Get y autentícate con Face ID o tu Apple ID.

4

Abre la app. Inicia sesión con el correo y la contraseña que te proporcionó tu empresa.

Instalar en Android

1

Abre la app Cámara (o cualquier lector QR) en tu teléfono Android.

2

Apunta al código QR de AireTrac Android que te muestra tu despachador. Toca el enlace.

3

Se abre Google Play con AireTrac Tech. Toca Instalar.

4

Abre la app e inicia sesión con tus credenciales corporativas.

Permisos que debes permitir en el primer inicio

Permiso	Por qué la app lo necesita
Notificaciones	Para que te enteres de nuevas asignaciones de trabajo y mensajes de despacho.
Ubicación (al usar la app)	Ubicación en vivo durante trabajos activos para que despacho pueda monitorear la ETA. Se desactiva cuando estás fuera de servicio.
Cámara	Fotos de antes y después que se suben al registro del trabajo.
Fotos / Archivos	Seleccionar fotos existentes cuando la cámara no es la herramienta adecuada.

¿Perdiste la app o tienes un teléfono nuevo? Pídele a despacho que abra Personas → Técnicos y vuelva a escanear el código QR. No se necesita restablecer la cuenta — solo instala e inicia sesión.

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Primeros pasos

Inicio de sesión, perfil y disponibilidad

Inicia sesión con la cuenta de técnico proporcionada por tu empresa. Después de iniciar sesión, la app muestra tu cola de trabajos, herramientas de perfil y controles de disponibilidad. Mantén tu disponibilidad actualizada para que despacho sepa si puedes recibir trabajo.

De guardia y fuera de servicio

De guardia

Estás disponible para asignaciones. Despacho puede colocar trabajos en tu cola y esperar que respondas.

Fuera de servicio

No estás disponible actualmente. Despacho aún puede elegirte en una excepción, pero la app ayuda a prevenir asignaciones accidentales.

Ubicación en vivo

Cuando el uso compartido de ubicación está activo, la app muestra un pequeño indicador En vivo. Despacho puede usar esa ubicación para entender el progreso de la ruta y la ETA al cliente. El uso compartido de ubicación está pensado para la coordinación de trabajo activo, no como reemplazo de la comunicación directa.

Área de perfil

Revisa tu perfil básico de técnico.
Abre Mi tiempo libre para enviar o revisar solicitudes.
Actualiza tu información si algo parece desactualizado.

Mejor práctica: Activa fuera de servicio cuando no estés disponible, pero aún así envía solicitudes formales de tiempo libre para ausencias planificadas, para que programación pueda bloquear esas fechas.

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Cola de trabajos

Uso de la Cola de hoy

La Cola de hoy muestra los trabajos asignados a ti que aún requieren acción. Los trabajos completados salen de la cola activa y pueden revisarse en el historial. Desliza hacia abajo para actualizar si despacho recientemente asignó o cambió un trabajo.

Qué aparece en una tarjeta de trabajo

Nombre del cliente y descripción del trabajo.
Dirección de servicio y acceso directo de navegación cuando esté disponible.
Estado actual como asignado, en camino, en progreso, completado o cancelado.
Acción rápida de estado cuando el siguiente paso está disponible.
Aviso próximo de blackout cuando la empresa tenga un cierre futuro o día de interrupción.

Abrir un trabajo

1

Toca la tarjeta de trabajo de la Cola de hoy.

2

Revisa el cliente, número de teléfono, dirección, problema reportado y cualquier instrucción.

3

Usa el enlace de dirección para abrir mapas o el enlace de teléfono para llamar al cliente cuando corresponda.

4

Avanza el estado del trabajo a medida que progresa la visita para que despacho se mantenga sincronizado.

Si tu cola está vacía: Desliza hacia abajo para actualizar. Si un despachador dice que tienes un trabajo pero no aparece, confirma que lo asignó a tu cuenta de técnico.

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Estado del trabajo

Flujo de estado del trabajo

Las actualizaciones de estado son la forma principal en que la app del técnico se comunica con despacho y el flujo de trabajo del cliente. Actualiza el estado cuando cambie el estado real del trabajo.

Estado	Cuándo usarlo	Qué ve despacho
Asignado	El trabajo se ha colocado en tu cola.	El despachador sabe que tienes el trabajo, pero aún no has iniciado el traslado.
En camino	Estás saliendo hacia la dirección del servicio.	Se puede monitorear el progreso de la ruta y la ETA al cliente.
En progreso	Has llegado y comenzaste a trabajar.	Despacho sabe que la visita está activa y las herramientas de presupuesto de campo están disponibles.
Completado	El trabajo terminó y las notas/fotos requeridas están completas.	El trabajo pasa a revisión de completados para facturación y seguimiento.
Cancelado	Normalmente lo gestiona despacho, no campo, salvo instrucción.	La solicitud se cierra sin completarse.

Tu estado impulsa el rastreador en vivo del cliente. En iPhone más recientes, la app del cliente muestra una "actividad en vivo" en pantalla de bloqueo / Dynamic Island que sigue tu trabajo: Programado → En camino → Trabajando → Completo. Cuando tocas En camino, el cliente incluso ve una ETA en vivo. Actualiza el estado rápidamente para que lo que ve el cliente coincida con la realidad.

Completar un trabajo

1

Asegúrate de que el trabajo esté marcado como En progreso.

2

Agrega notas del trabajo realizado. Sé específico: piezas reemplazadas, diagnóstico, mediciones y lo que se verificó.

3

Sube fotos de antes y después si tu empresa las requiere.

4

Gestiona tareas de presupuesto, factura, firma o pago si aplica.

5

Toca la acción de completar. El trabajo sale de tu cola activa y vuelve a despacho para revisión.

Si el trabajo está asignado a más de un técnico

Despacho puede asignar la misma solicitud de servicio a varios técnicos para instalaciones, trabajo de seguridad entre dos personas o trabajos que requieren más de un oficio. Cuando tú y un co-técnico comparten un trabajo:

Ambos ven la misma tarjeta de trabajo en Cola de hoy con el mismo cliente, dirección y notas.
Cualquiera de los técnicos puede avanzar el estado (En camino, En progreso, Completado). El estado refleja la visita, no al individuo.
Las notas y fotos de cualquiera de los técnicos llegan al mismo registro del trabajo.
Si ambos envían presupuestos de campo, el envío más reciente se convierte en el activo y el presupuesto anterior se reemplaza automáticamente.
Coordínense sobre quién avanza el estado y quién captura la firma del cliente para que despacho vea un historial limpio.

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Documentación

Fotos, notas, cliente y herramientas de dirección

Una buena documentación en campo reduce devoluciones y ayuda a la oficina a facturar con precisión. Usa la pantalla de detalle del trabajo para mantener toda la información importante de campo en el registro del trabajo.

Fotos

Sube fotos de antes y después cuando lo requiera la política de la empresa o cuando ayuden a explicar el trabajo.

Notas de trabajo

Resume lo que encontraste, lo que reparaste, qué piezas se usaron y qué se verificó antes de retirarte.

Herramientas de cliente

Usa el enlace de teléfono para llamar al cliente desde la pantalla de detalle del trabajo cuando necesites acceso o aclaración.

Herramientas de dirección

Usa el enlace de dirección para navegar. Si la dirección falta o es incorrecta, contacta a despacho antes de trasladarte.

Ejemplos de buenas notas de trabajo

"Se encontró capacitor de marcha dañado. Se reemplazó capacitor 45/5 y se verificó arranque del compresor."
"Se limpió el drenaje de condensado, se enjuagó la línea, se probó el interruptor flotante, se confirmó drenaje correcto."
"Sistema bajo de refrigerante. Se recomienda búsqueda de fugas. El cliente aprobó solo diagnóstico hoy."

Regla práctica: Escribe notas para que un despachador, gerente o el próximo técnico pueda entender la visita sin llamarte.

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Presupuestos y facturación

Presupuestos de campo, facturas y firmas

La app del técnico te permite enviar lo que encontraste en sitio. Despacho fija el precio del presupuesto, luego puedes presentar el presupuesto con precio o la factura al cliente y capturar firmas.

Enviar un presupuesto de campo

1

Abre el trabajo y márcalo como En progreso.

2

Abre Presupuestos y facturación.

3

Elige Nuevo presupuesto de campo.

4

Ingresa el diagnóstico y los conceptos sugeridos. Ejemplos comunes incluyen capacitor, relé, placa de circuito, compresor, motor de ventilador, aspa, carcasa, termostato y contactor.

5

Envía. Despacho lo recibe en la bandeja de presupuestos para fijar precio.

Presentar documentos al cliente

Después de que despacho fije el precio del presupuesto, la app móvil puede presentarlo a pantalla completa.
Revisa el presupuesto con el cliente.
Captura la firma del cliente en la app.
Si se emite una factura, presenta la factura y captura la firma de factura si se requiere.
Si el cliente paga con cheque físico, registra el pago con cheque en el flujo de factura.

Un presupuesto activo por trabajo

Cada solicitud de servicio tiene un único presupuesto activo. Si detectas un error en el presupuesto que acabas de enviar — concepto incorrecto, pieza faltante, diagnóstico incorrecto — envía un presupuesto de campo completamente nuevo. AireTrac marcará el anterior como Reemplazado automáticamente y usará el nuevo como fuente de verdad.

No tienes que pedir a despacho que elimine el presupuesto anterior. Solo envía el corregido.
La misma regla aplica si un co-técnico en el trabajo envía un presupuesto después del tuyo — gana el envío más reciente.
Una vez que el cliente firma un presupuesto, queda bloqueado. Un nuevo envío después de la firma crea un nuevo documento en lugar de sobrescribir la copia firmada.

Importante: No inventes precios finales en campo a menos que tu empresa te lo indique. Envía hallazgos y conceptos, y deja que despacho ponga el precio del presupuesto.

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Tiempo libre

Solicitar tiempo libre

Las solicitudes de tiempo libre indican a despacho y programación cuándo no estás disponible. El tiempo libre aprobado ayuda a evitar que se asignen trabajos durante tu periodo de no disponibilidad.

Enviar una solicitud

1

Abre el área de perfil de la app móvil.

2

Elige Mi tiempo libre.

3

Toca Solicitar tiempo libre.

4

Selecciona un motivo: Vacaciones, DTO, Enfermedad, Personal, Permiso sin goce de sueldo, Duelo, Servicio de jurado, Capacitación u Otro.

5

Elige Todo el día para días completos, o desactívalo para horas exactas de inicio y fin.

6

Agrega notas si es necesario y luego envía.

Estados de solicitud

Estado	Significado	Qué puedes hacer
Pendiente	Despacho aún no ha actuado.	Puedes cancelar la solicitud antes de que sea aprobada o rechazada.
Aprobada	Tu tiempo libre fue aceptado.	Revisa las fechas y mantén informado a despacho sobre cambios.
Rechazada	La solicitud no fue aprobada.	Lee el motivo del rechazo y luego habla con despacho si es necesario.
Cancelada	La solicitud fue retirada.	Envía una nueva solicitud si tus planes vuelven a cambiar.

Consejo: Envía tiempo libre planificado lo antes posible. Mientras antes lo sepa despacho, más fácil será mantener la agenda llena sin sobrecargar al equipo.

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Integración

Cómo fluye tu app con despacho

AireTrac funciona mejor cuando despacho y campo se mantienen actualizados mutuamente a través de la app. La app web y la app móvil comparten el mismo ciclo de vida de solicitud de servicio.

Acción del técnico	Qué sucede para despacho
Alternar De guardia o Fuera de servicio	El despachador ve disponibilidad y puede evitar asignar cuando no estás disponible.
Enviar tiempo libre	La solicitud aparece en la bandeja de tiempo libre de Programación del despachador para aprobar o rechazar.
Marcar En camino	Despacho ve el progreso del traslado y puede coordinar con el cliente.
Marcar En progreso	Despacho sabe que la visita comenzó. Los presupuestos de campo quedan disponibles.
Enviar presupuesto de campo	El despachador recibe un elemento en la bandeja de presupuestos y le pone precio desde la app web.
Capturar firma de presupuesto/factura	El documento firmado se guarda con el trabajo para revisión de oficina.
Completar trabajo	El trabajo pasa a revisión de completados para facturación, mensajes de agradecimiento y seguimiento.

Ejemplo de flujo de trabajo

1

El despachador te asigna una reparación de AC.

2

El trabajo aparece en la Cola de hoy. Revisas la dirección y las notas del cliente.

3

Tocas En camino y conduces hacia el cliente.

4

Tocas En progreso, inspeccionas la unidad y envías un presupuesto de campo.

5

Despacho pone precio al presupuesto. Lo presentas, capturas la firma del cliente y realizas el trabajo aprobado.

6

Agregas notas de trabajo, subes fotos si se requieren, gestionas tareas de factura/pago y completas el trabajo.

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Referencia rápida

Checklist de campo y problemas comunes

Antes de salir

Confirma que estás de guardia si vas a aceptar trabajo.
Revisa la dirección del trabajo y las notas del cliente.
Verifica si se muestra un blackout general de la organización o una instrucción especial.
Toca En camino solo cuando realmente te diriges al trabajo.

Antes de completar

Agrega notas completas del trabajo.
Sube las fotos requeridas.
Envía o presenta documentos de presupuesto/factura si hace falta.
Captura firmas y detalles de pago cuando corresponda.

Problemas comunes

Problema	Qué hacer
Sin trabajos asignados	Desliza hacia abajo para actualizar. Si sigue vacío, pide a despacho que confirme la asignación.
Dirección incorrecta	Contacta a despacho antes de trasladarte o antes de marcar En camino.
No se puede completar el trabajo	Revisa notas requeridas, fotos requeridas o pasos pendientes de facturación/firma.
El presupuesto necesita precio	Espera a que despacho ponga precio; luego actualiza o reabre el trabajo si es necesario.
Las fechas de tiempo libre son incorrectas	Cancela la solicitud pendiente si es posible y envía una corregida, o contacta a despacho.

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