AireTrac

Manual de usuario

Manual de administrador y despachador

Una guía imprimible para el personal de la oficina que utiliza la aplicación web AireTrac para gestionar clientes. solicitudes de servicio, el espacio de trabajo Agendar, despacho, importaciones de calendario, estimaciones, facturas y coordinación de técnicos.

¿Para quién es este folleto?

Este manual es para administradores y despachadores de la empresa. Los administradores pueden gestionar la organización, facturación, personal y configuración. Los despachadores se centran en las operaciones diarias: clientes, servicio. solicitudes, programación, tablero de despacho, presupuestos, facturas y seguimiento de clientes.

AireTrac está diseñado como un flujo de trabajo conectado. Los clientes solicitan servicio, despachadores. programar y asignar trabajo, los técnicos completan acciones de campo en la aplicación móvil y el La oficina revisa precios, facturación y seguimiento desde la aplicación web.

Principales áreas web

Horario (tablero de calendario + carril de instalación)
Solicitudes de servicio
tablero de despacho
Clientes
Google Calendar e integraciones contables
Técnicos y despachadores
Configuración, facturación, contabilidad, análisis.

Trabajo móvil conectado

Cola de trabajos de técnico
Estado de guardia/fuera de servicio
Ubicación en vivo durante trabajos activos
Actualizaciones del estado del trabajo
Estimaciones de campo, facturas, firmas, fotografías.

AireTrac

Empezando

Iniciar sesión y comprender las funciones

Inicie sesión desde la aplicación web AireTrac utilizando las credenciales emitidas para su organización. después Al iniciar sesión, el personal del inquilino debe aceptar el acuerdo de servicio antes de ingresar al espacio de trabajo.

Administración

Los administradores pueden utilizar todo el espacio de trabajo de la empresa.

Gestione clientes, solicitudes de servicio, despacho, mapas y análisis.
Agregue técnicos y despachadores.
Administre el perfil de la empresa, el logotipo, la configuración de programación, la facturación y la contabilidad.

Transportista

Los despachadores gestionan las operaciones diarias sin cambiar la administración de la empresa.

Crear clientes y solicitudes de servicio.
Asigne trabajos a los técnicos y supervise el progreso.
Manejar estimaciones, facturas, cancelaciones y seguimiento.

Descripción general de la navegación

Área	Para que se utiliza
Cronograma	El espacio de trabajo de programación consolidado (reemplaza las antiguas pestañas Panel y Calendario): una franja de estado, un calendario que se puede arrastrar para mover Junta, varias semanas Descripción generaly un carril de configuración para aprobaciones de tiempo libre, horas de trabajo, apagones en toda la organización y reservas en línea.
Solicitudes de servicio	El tablero principal del ciclo de vida del trabajo: trabajos activos, trabajos completados, trabajos cancelados, estimaciones, facturas, seguimiento y correos electrónicos de agradecimiento.
tablero de despacho	Asigna y ordena la ruta del día. Las rutas están optimizadas y se pueden ajustar manualmente.
Clientes	Cuentas de clientes, direcciones de servicio, códigos de emparejamiento e historial laboral.
Gente	Técnicos y despachadores. Solo administrador para gestión de personal.
Administración	Configuración, facturación, integraciones, exportaciones contables y estado de API. Sólo administrador.

Nuevo: un espacio de trabajo de programación: Las pestañas separadas Panel de control y Calendario se han fusionado en Cronograma. Utilice el Junta vista para arrastrar citas entre días y horas, el Descripción general vista para la imagen de varias semanas, y el Configuración carril (lado derecho) para tiempo libre, horas de trabajo, apagones y reservas en línea.

Notificaciones en tiempo real: Los administradores y despachadores ahora reciben notificaciones de escritorio en vivo cuando llega una nueva solicitud de servicio o cuando se necesita una estimación de precio, sin necesidad de seguir actualizando. Permita notificaciones cuando su navegador lo solicite. Si las notificaciones están bloqueadas, AireTrac recurre automáticamente al sondeo en segundo plano para que nunca te pierdas una actualización.

Consejo: Si la aplicación muestra un error de carga, primero actualice la página. Si persiste, capture el nombre de la ruta y el error de la consola del navegador para obtener ayuda.

AireTrac

Clientes

Agregar y administrar clientes

Los clientes son el punto de partida para la mayor parte del trabajo de los despachadores. Un perfil de cliente almacena el contacto información y detalles de la dirección del servicio, y se puede vincular con la aplicación móvil del cliente.

crear un cliente

Abierto Clientes, luego elige Nuevo cliente.

Ingrese el correo electrónico, el nombre completo, el teléfono y la dirección de servicio si está disponible.

Agregue notas que ayuden al despacho, como códigos de puerta, instrucciones especiales o contactos de facturación.

Opcionalmente, agregue la primera solicitud de servicio mientras crea el cliente.

Lea o envíe el código de acceso del cliente de 8 caracteres para que el cliente pueda vincular su aplicación móvil.

Códigos de acceso de clientes

El código de acceso permite a un cliente abrir la aplicación para clientes AireTrac sin administrar una cuenta separada contraseña. Los códigos se pueden rotar o reenviar desde la página de detalles del cliente cuando sea necesario.

Cuándo crear un cliente primero

El cliente llama y aún no está en el sistema.
Debe capturar los detalles de la dirección del servicio antes de crear la primera solicitud.
Quiere que el cliente reciba el seguimiento de la cita en la aplicación móvil.
Debe crear varias solicitudes a lo largo del tiempo para la misma casa o negocio.

Mejores prácticas: Confirme la dirección del servicio antes de crear o asignar la solicitud. Las importaciones de Google Calendar pueden crear AireTrac trabajos, pero no se puede asignar un técnico hasta que la cuenta del cliente tenga una dirección de servicio completa.

Lo que el cliente ve en su aplicación

La aplicación para clientes AireTrac ahora se abre en una casa rediseñada que conduce a la dirección del cliente. visita activa — cuando un trabajo está en fuga, "lo que está sucediendo ahora mismo" es lo primero que ven, con el marketing/"¿Cómo podemos ayudar?" el contenido se movió a continuación. un La tarjeta de agradecimiento aparece después de una visita completa.

Seguimiento en vivo del trabajo (iOS 16.2+): Cuando se despacha a un técnico, el cliente recibe una Live Activity en la pantalla de bloqueo y Dynamic Island que avanza por Recibido → Programado → En camino → Trabajando → Completo.
ETA: Mientras el técnico está En camino, la actividad muestra su nombre y un ETA en vivo en minutos. Estas actualizaciones se envían incluso cuando la app está cerrada.

Por qué son importantes sus actualizaciones de estado: El rastreador en vivo del cliente está controlado por el estado del trabajo del técnico. Cuando el campo marca en el camino y En curso con prontitud, la actividad de la pantalla de bloqueo del cliente y ETA se mantienen precisos.

AireTrac

Solicitudes de servicio

Creación y manejo de solicitudes de servicio

Una solicitud de servicio es el registro de trabajo que conecta al cliente, despachador, técnico, cronograma, presupuesto, factura, fotografías, historial de estado y actividad de seguimiento.

Crear una solicitud

Abierto Solicitudes de servicio y elige Nueva solicitud de servicio.

Busque al cliente por nombre, correo electrónico u otra información de identificación.

Elija una categoría: Reparación de aire acondicionado, Calefacción, Nueva instalación, Mantenimiento, Reclamación de garantía u Otro.

Introduzca una descripción clara del problema. Incluya síntomas, tipo de equipo, urgencia y limitaciones del cliente.

Elija una ventana de llegada cuando las ventanas de reserva en línea estén habilitadas o ingrese una hora preferida.

Envíe la solicitud y asígnela desde la lista de solicitudes de servicio o tablero de despacho.

Estados de solicitud

Estado	Significado	Siguiente acción típica
Pendiente	La solicitud existe pero no ha sido asignada.	Asignar a un técnico.
Asignado	Un técnico tiene el trabajo en la cola móvil.	Supervise hasta que el técnico comience a viajar.
en el camino	El técnico se desplaza a la dirección de servicio.	El cliente puede ser informado; El despacho puede monitorear el mapa.
En curso	El técnico está en el lugar y trabajando.	Esté atento a las estimaciones de campo o actualizaciones de finalización.
Terminado	El trabajo ha sido completado por el técnico.	Revisar factura, enviar agradecimientos, programar seguimiento.
Cancelado	La solicitud se cierra sin completarse.	Registre el motivo y cree una nueva solicitud si es necesario.

Citas importadas: Google Calendar eventos que convierte se convierten en AireTrac solicitudes de servicio normales. Después de la conversión, muévalos, asigne, facture y complételos en AireTrac. Ya no dependen de Google Calendar.

AireTrac

Despacho

Despacho y programación del trabajo

Dispatch conecta el horario de la oficina con la aplicación móvil del técnico. La tarea hace un trabajo visible para el técnico seleccionado. El orden de las rutas y la disponibilidad ayudan a reducir el tiempo de viaje y Evite asignaciones accidentales cuando un técnico está fuera de servicio o fuera de la oficina.

asignar un trabajo

Abierto Solicitudes de servicio o tablero de despacho.

Revise la hora solicitada, dirección de servicio, categoría y notas del cliente.

Seleccione un técnico disponible. Los técnicos fuera de servicio están visibles pero deberían requerir confirmación adicional.

Asigne la solicitud. Aparece en la cola de trabajos del móvil del técnico.

Utilice el tablero de despacho para revisar el orden de las rutas y volver a optimizarlas después de cambios de horario.

Calendario y herramientas de programación

Estos controles ahora conviven en el Cronograma espacio de trabajo: el calendario llena el área principal y las herramientas siguientes se abren desde el Configuración carril de la derecha.

Ventanas de disponibilidad

Defina ventanas reservables que los clientes o despachadores puedan utilizar para la programación de servicios.

Horas de trabajo

Establezca los días y horarios laborales habituales de cada técnico para que el despacho pueda ver la cobertura esperada.

Apagones en toda la organización

Cree días festivos, cierres de oficinas, días climáticos, capacitación u otros períodos no disponibles en toda la empresa.

Reserva online

Controle si los clientes pueden seleccionar ventanas de citas disponibles desde la aplicación del cliente.

Citas de mudanza: En el Cronograma espacio de trabajo, cambie al Junta vea y arrastre un trabajo a un nuevo día u hora para reprogramarlo en el momento. También puedes abrir un trabajo y elegir Mover cita para enviarlo a cualquier fecha, semana o mes, luego use el selector de fecha en el encabezado para saltar semanas antes de revisar el resultado.

Planificación de ruta: AireTrac puede generar rutas optimizadas para el día siguiente. Utilice la optimización posterior después de los cambios de programación, luego el arrastre se detiene solo cuando necesite intencionalmente una anulación manual.

AireTrac

Trabajos multitecnológicos

Asignar varios técnicos a un trabajo

AireTrac admite la asignación de más de un técnico a la misma solicitud de servicio. Usa esto para instalaciones que necesitan un ayudante, trabajos que requieren dos calificaciones comerciales o cualquier visita donde un La segunda tecnología mejora la seguridad o el tiempo de finalización.

Asignar múltiples técnicos

Abierto Solicitudes de servicio y encontrar el trabajo.

Abre el Asignar técnicos control en la tarjeta de solicitud.

Sostener comando (Mac) o Control (Windows) y haga clic en cada técnico que desee en el trabajo. Usar Cambio para seleccionar un rango contiguo. Los técnicos seleccionados permanecen resaltados en la lista.

Revise el bloque de conflictos por tecnología. Si algún técnico seleccionado ha aprobado tiempo libre o un apagón en toda la organización que se superpone a la ventana de servicio, AireTrac muestra el conflicto en línea por nombre.

Prensa Asignar. El trabajo aparece en la cola móvil de cada técnico seleccionado al mismo tiempo.

Lo que ve cada técnico asignado

El trabajo aparece en su la cola de hoy con el mismo cliente, dirección y notas.
Cualquiera de los técnicos puede avanzar de estado (en el camino, En curso, Terminado). El estado refleja el trabajo, no el técnico individual.
Cualquiera de los técnicos asignados puede enviar un presupuesto de campo. Solo el despacho más reciente permanece activo; los más antiguos se reemplazan automáticamente (consulte la sección Estimaciones).
Las fotos, notas y firmas capturadas por cualquier técnico asignado se almacenan en el mismo registro de trabajo.

Reasignación y eliminación de un técnico

En la tarjeta de solicitud, elija Reasignar. El técnico selector cambia a Actualizar técnicos.

Presione Cmd/Ctrl y haga clic en las tecnologías seleccionadas para anular la selección o agregar tecnologías según sea necesario. El conjunto restante se convierte en la nueva asignación.

Prensa Confirmar. Cualquier técnico que elimines pierde el trabajo de su cola móvil inmediatamente; Los nuevos técnicos lo ven en la próxima actualización.

Anulaciones de conflictos: Si un técnico seleccionado tiene tiempo libre aprobado o se ve afectado por un apagón, AireTrac le avisará por técnico y le preguntará si desea asignarlo de todos modos. Las anulaciones se registran y las notificaciones aún se envían para que todos permanezcan sincronizados.

AireTrac

Integración de calendario

Google Calendar Importaciones: convertir citas en AireTrac trabajos

AireTrac puede conectarse a una cuenta de Google de la empresa, importar citas desde una cuenta seleccionada calendario y convertir los eventos revisados en solicitudes de servicio AireTrac normales. Google sigue siendo el fuente para importación únicamente; después de la conversión, el trabajo es propiedad de AireTrac.

Conectar Google Calendar

Abierto Administrador → Integraciones y encontrar Google Calendar.

Prensa Conectar Google Calendar y aprobar el acceso en Google. AireTrac solo solicita acceso de lectura a los eventos del calendario.

Después de que Google vuelva a redirigir, elija el calendario exacto para importar. Esto es importante cuando la cuenta tiene calendarios separados para técnicos, clientes u oficinas.

Prensa Importar ahora para colocar citas del calendario seleccionado en la cola de revisión.

Revisar eventos importados

Los eventos importados no se convierten automáticamente en trabajos. Cada uno aparece en Eventos importados pendientes de revisión hasta que un despachador elige cómo debe ser representado en AireTrac.

Campo de revisión	que elegir
Cliente	Elija un cliente existente o cree un cliente nuevo a partir de la sugerencia de evento de Google si aún no existe ninguno.
Categoría	Seleccione la categoría de servicio AireTrac: Reparación de aire acondicionado, Calefacción, Instalación nueva, Mantenimiento, Reclamación de garantía u Otro.
Técnico	Utilice el técnico coincidente cuando el correo electrónico del asistente coincida o deje el trabajo sin asignar hasta que el despacho esté listo.

Crear el trabajo AireTrac

Prensa Crear trabajo AireTrac después de seleccionar el cliente y la categoría.
El título, la descripción, la ubicación y los asistentes del evento de Google se copian en la descripción de la solicitud de servicio como referencia.
La hora del evento de Google se convierte en la hora programada AireTrac y la ventana de llegada.
Los eventos convertidos están ocultos de la cola de revisión de Google y aparecen como solicitudes de servicio habituales.
Volver a importar el mismo evento de Google no crea un trabajo duplicado una vez que se ha convertido.

Dirección requerida antes del despacho: Si la cuenta del cliente no tiene una dirección de servicio completa, cree el trabajo como no asignado. Agregue la línea 1, ciudad, estado y código postal a la cuenta del cliente antes de asignar un técnico.

AireTrac

tiempo libre

Tiempo libre y apagones del técnico

Los técnicos solicitan tiempo libre desde la aplicación móvil. El despachador o administrador revisa la solicitud. desde el espacio de trabajo Agendar y luego lo aprueba o rechaza. El tiempo libre aprobado se utiliza mediante la programación y despacho para que la oficina no asigne trabajo accidentalmente durante ese período.

Cómo el técnico solicita tiempo libre

El técnico abre el área de perfil de la aplicación móvil y elige mi tiempo libre.
El técnico toca Solicitar tiempo libre.
Eligen un motivo como vacaciones, DTO, enfermedad, personal, licencia no remunerada, duelo, servicio de jurado, capacitación u otro.
Eligen fechas de todo el día o una hora de inicio/finalización específica.
Añaden notas opcionales y envían.

Cómo lo maneja el despachador

Abierto Cronograma, entonces el Bandeja de entrada de tiempo libre en el carril de Configuración (el recuento pendiente se muestra como una insignia).
Revise el motivo, el intervalo de fechas y las notas.
Aprobar cuando la cobertura sea aceptable. Rechazar con un motivo cuando la solicitud no puede ser respaldada.
Las filas aprobadas aparecen en las vistas de calendario y disponibilidad. Las filas rechazadas muestran el motivo al técnico.

Diferencia entre tiempo libre y apagones

Artículo	Alcance	Ejemplos
tiempo libre del técnico	Un técnico	Vacaciones, días de enfermedad, citas personales, formación.
Apagón en toda la organización	Toda la organización	Vacaciones, cierre de oficinas, clima, entrenamiento en equipo

AireTrac

Estimaciones y Facturas

Manejo de estimaciones, facturas y firmas

AireTrac separa los hallazgos de campo de los precios de oficina. Un técnico puede enviar diagnóstico y sugerencias de líneas de pedido del sitio de trabajo. El despachador o administrador fija el precio del presupuesto, luego el El técnico puede presentarlo al cliente para su firma.

Flujo de estimación de campo

Llega el técnico y marca el trabajo. En curso.

El técnico abre Estimaciones y Facturación y envía el diagnóstico más las líneas de pedido sugeridas.

El presupuesto aparece en la bandeja de entrada del presupuesto programado (y envía una notificación en tiempo real a los administradores/despachadores) como En espera de precios.

Dispatcher abre el trabajo, revisa el presupuesto y agrega precios o edita líneas de pedido.

Una vez fijado el precio, el técnico presenta el presupuesto en el dispositivo móvil y captura la firma del cliente.

Se puede emitir una factura a partir del presupuesto aprobado. El técnico puede presentarlo y registrar el pago del cheque físico al momento de cobrarlo.

Lista de verificación de revisión del despachador

El diagnóstico describe claramente el problema observado.
Los artículos de línea coinciden con lo que el técnico encontró en el sitio.
El precio se completa antes de enviar el presupuesto al campo.
El lenguaje de cara al cliente es profesional y claro.
El total de la factura, el estado del pago y las firmas se verifican antes del cierre.

Un presupuesto activo por trabajo

Cada solicitud de servicio muestra una única estimación activa a la vez. Cuando un técnico presenta un nuevo estimación de campo para el mismo trabajo, la estimación anterior se marca automáticamente Reemplazado y oculto de la lista. Esto evita dos mensajes "En espera de firma". estimaciones de las existentes en paralelo, lo que solía causar que se presentara el total incorrecto a el cliente.

La presentación más reciente es siempre la fuente de la verdad.
Las estimaciones reemplazadas se conservan para su auditoría. Hacer clic Mostrar N estimación reemplazada debajo de la tarjeta activa para revelarlos, descoloridos, en orden cronológico.
Firmar un presupuesto lo bloquea. Una vez firmado, un despacho de campo nuevo crea un artefacto de trabajo separado en lugar de sobrescribir la copia firmada.

Importante: El técnico envía el presupuesto de campo, pero el despacho es dueño del precio final. Esto mantiene las cotizaciones consistentes y reduce los errores de campo.

AireTrac

Flujo de muestra

Flujo de despachador de muestra: llamada al trabajo completado

Un cliente llama porque no hay refrigeración. Búsquedas de despachadores Clientes. Si no existe ningún cliente, cree uno y capture la dirección del servicio.

Dispatcher crea una solicitud de servicio con categoría reparación de aire acondicionado, anota los síntomas y selecciona una ventana de llegada disponible.

Dispatcher asigna el trabajo a un técnico disponible. El trabajo aparece en la cola del móvil del técnico.

Grifos de técnico en el camino. El despacho puede monitorear el progreso y el cliente puede ser actualizado.

El técnico llega, comienza a trabajar, carga las fotografías requeridas si es necesario y envía una estimación de campo para un capacitor fallado.

Dispatcher ve el elemento de la bandeja de entrada del presupuesto, abre el trabajo, fija el precio del presupuesto y lo prepara para la aprobación del cliente.

El técnico presenta el presupuesto, captura la firma, completa la reparación, agrega notas de trabajo y completa el trabajo.

El despachador revisa la tarjeta completa, envía comunicaciones de agradecimiento o de seguimiento y verifica el estado de la factura/pago.

Cómo funcionan juntas la web y la aplicación técnica

Aplicación web del despachador	Aplicación móvil para técnicos
Crea y asigna trabajo.	Recibe trabajos asignados en la cola.
Revisa horarios, apagones y tiempos libres.	Muestra los próximos apagones y permite que el técnico solicite/cancele el tiempo libre pendiente.
Precios presentados estimaciones.	Envía detalles de estimaciones de campo y presenta estimaciones de precios.
Revisa la información de facturas y pagos.	Presenta factura, captura firma y registra el pago del cheque cuando corresponde.
Supervisa la ruta, el mapa y los estados del trabajo.	Actualizaciones de estados En camino, En progreso y Completado.

AireTrac

Integración contable

TrimBooksHQ Integración: Conexión y asignación de cuentas

AireTrac puede enviar estimaciones, facturas y pagos firmados a TrimBooksHQ para que la oficina lo haga No es necesario volver a introducir la actividad de campo en los libros. La configuración ocurre una vez en Administrador → Integraciones; después de eso, AireTrac mantiene a TrimBooksHQ sincronizado en un horario que elijas, o cada vez que presiones el botón manual Empuja ahora botón.

Conecta TrimBooksHQ por primera vez

Abierto Administrador → Integraciones y elige TrimBooksHQ.

Prensa Conectar TrimBooksHQ. Se abre una nueva pestaña y le solicita que inicie sesión en TrimBooksHQ y apruebe la conexión AireTrac.

Después de aprobar, la pestaña redirige a AireTrac y el estado de la conexión cambia a Conectado.

AireTrac recupera el plan de cuentas TrimBooksHQ para que pueda asignar categorías de facturación AireTrac a números de cuenta específicos.

Mapeo de cuentas

La asignación le indica a AireTrac en qué cuenta TrimBooksHQ se debe publicar cada categoría AireTrac. Solo necesitas hacer esto una vez y AireTrac recordará tus elecciones.

AireTrac categoría	TrimBooksHQ destino (ejemplo)
Ingresos por servicios (mano de obra)	4000 - Ingresos por servicios
Ingresos por piezas	4100 — Piezas y materiales
Ingresos del plan de mantenimiento	4200 — Acuerdos de mantenimiento
cuentas por cobrar de clientes	1200 - Cuentas por cobrar
Pagos: cheque/efectivo	1010 — Banco operativo

¿La cuenta aún no existe? Si falta una cuenta de destino en TrimBooksHQ, AireTrac la creará en el siguiente despacho utilizando el número de cuenta y el nombre que usted escribió. No es necesario que vaya a TrimBooksHQ para crear la cuenta primero.

Desconecte o gire la conexión.

Desconectar revoca el token de OAuth pero conserva tus asignaciones, por lo que volver a conectarte es con un solo clic.
Si TrimBooksHQ alguna vez muestra que la conexión AireTrac ha caducado, presione Reconectar en AireTrac y aprobar nuevamente. No se pierde ningún dato.

AireTrac

Empuje automático y empuje manual

Mantener TrimBooksHQ sincronizado

Una vez que se complete el mapeo, AireTrac enviará nuevas estimaciones, facturas y cheques firmados. pagos a TrimBooksHQ según un cronograma. El programador se ejecuta en el backend AWS, por lo que el sitio web No es necesario abrirlo en un navegador para que se realice la sincronización.

Elige un horario

Abierto Administrador → Integraciones → TrimBooksHQ.

En el Empuje automático , active el programador.

Elija una frecuencia preestablecida o elija Costumbre y seleccione un intervalo.

presiona la naranja Aplicar horario botón para guardar. AireTrac muestra el siguiente tiempo de inserción planificado debajo del panel.

Intervalos disponibles

Intervalo	Bueno para
5 minutos	Tiendas de gran volumen que quieren que TrimBooksHQ refleje las liquidaciones en cuestión de minutos.
15 / 30 / 45 minutos	La mayoría de las tiendas: casi en tiempo real sin inundar la parte contable.
Cada hora	Oficinas de menor volumen que quieren un lote por hora.
Cada 3 horas / Fin del día	Contabilidad por lotes o fines de semana más tranquilos.
Costumbre	Cualquier cantidad de minutos que especifique.

Empujar ahora (manual)

El Empuja ahora El botón siempre se ejecuta inmediatamente y no afecta la programación. Úselo para verificar que una sola factura haya llegado correctamente a TrimBooksHQ, o cuando desee eliminarla. la cola justo antes de irse por el día.

Cómo Push decide qué enviar

Los presupuestos se publican cuando el cliente los firma.
Las facturas se envían una vez que se emiten, con un número de factura único estampado por AireTrac para que TrimBooksHQ no deduplica facturas nuevas como si ya existieran.
Los pagos con cheques se envían cuando el técnico marca una factura pagada.
Los elementos que ya han sido enviados se omiten en ejecuciones posteriores; AireTrac no realiza doble publicación.

Sincronización sin navegador: La inserción automática se ejecuta en AWS cada minuto y activa cualquier integración debida. Puede cerrar el sitio web, cambiar de usuario o reiniciar su computadora; los empujones aún ocurren.

AireTrac

Historial de empuje

Verificar lo que se envió: el historial de despacho

Cada inserción automática y cada inserción manual escribe una fila en el Historial de empuje mesa, incluidas carreras sin operación donde nada era elegible. Haga clic en cualquier fila para expandirla y ver la información exacta. registros que se enviaron, omitieron o rechazaron durante esa ejecución.

leyendo la mesa

Columna	lo que te dice
Cuando	Fecha y hora locales en que comenzó el despacho.
Desencadenar	Auto para ejecuciones del programador, Manual cuando presionaste Empujar ahora.
Archivos	Cuántas facturas/estimaciones/pagos se enviaron en esta ejecución.
Resultado	Éxito, éxito parcial, no operación o falla con el error ascendente, si corresponde.

Expanda una fila para ver las líneas de pedido

Al hacer clic en una fila (o su galón) se abre un panel con el resumen por elemento que AireTrac envió a TrimBooksHQ por ese empujón. Cada artículo muestra:

Nombre del cliente/trabajo y tipo de documento (factura, presupuesto, pago).
Importe y AireTrac número de documento.
Cuentas TrimBooksHQ asignadas.
Resultado por fila de TrimBooksHQ: Importado, Saltado, o Fallido.

Por qué un elemento se muestra como omitido

Una fila saltada no es un fracaso silencioso. AireTrac muestra la razón exacta por la que TrimBooksHQ regresó, junto con consejos prácticos que puede leer dentro del panel ampliado. Razones comunes:

Razón	lo que significa
Ya importado	Este documento fue publicado anteriormente. Busque el número de documento AireTrac en TrimBooksHQ para confirmar.
Cliente no encontrado	El registro del cliente no pudo coincidir con TrimBooksHQ. Cree o cambie el nombre del cliente allí y luego vuelva a ejecutar Push ahora.
Falta la asignación de cuenta	Una de las líneas de pedido hace referencia a una categoría que aún no se ha asignado. Abra Integraciones y finalice el mapeo.

Consejo: Si alguna vez ve una fila que dice "0 registros enviados", la ejecución aún se registra con la fuente del activador y la marca de tiempo para que pueda demostrar que el despacho automático está activo incluso en un día tranquilo.

AireTrac

Incorporación y recuperación

Incorporación de técnicos y ayuda a los usuarios a iniciar sesión

Dos cosas sobre las que más se pregunta a los administradores: cómo incorporar la aplicación de técnico al nuevo personal de campo dispositivos y ayudar a un nuevo usuario que se quedó atascado durante el registro o el inicio de sesión. AireTrac tiene directo apoyo para ambos.

Descargas de aplicaciones de técnico (iOS y Android)

Abierto Personas → Técnicos. Debajo del banner del identificador de organización verás el Descargue la aplicación técnica AireTrac panel con códigos QR para App Store y Google Play.

Haga que el técnico abra la cámara de su teléfono.

Apunte al código QR de su plataforma (Apple o Google). El teléfono ofrece un enlace de tocar para abrir.

Toque la insignia App Store o Play Store debajo del código QR si prefieren un enlace directo.

Después de la instalación, el técnico inicia sesión con las credenciales que usted emitió Gente.

Ayudar a un registro atascado

Algunas funciones ahora hacen que el flujo de registro/verificación se recupere automáticamente, por lo que la mayoría de los usuarios estancados pueden finalizar por sí solos desde la misma ventana del navegador:

Reanudar la CTA de verificación en la página de inicio de sesión. Si un usuario intenta iniciar sesión pero solo tiene un registro pendiente (aún no tiene una cuenta Cognito), AireTrac muestra un banner ámbar "Reanudar verificación →" que lo lleva directamente a la entrada del código.
/verificar acceso directo al correo electrónico. Rellena previamente el correo electrónico y el ID de registro pendiente para que el usuario acceda directamente a la pantalla de entrada del código en lugar de volver a escribir los detalles de la prueba.
Panel de recuperación escalonado. Después de dos códigos incorrectos, un código caducado o un error del servidor, aparece un panel de ayuda contextual con el siguiente paso correcto (reenviar, editar el correo electrónico, contactarnos).
Huérfanos que se curan solos. Si una fila antigua de la base de datos bloquea un nuevo registro, AireTrac la reclama de forma segura durante el siguiente intento de verificación en lugar de devolver un "Error interno del servidor".

Anulación del administrador: En casos excepcionales (por ejemplo, un cliente borró su bandeja de entrada y perdió todos los códigos), un administrador puede restablecer completamente un registro borrando la fila pendiente y cualquier registro de usuario/organización huérfano. Comuníquese con el soporte técnico de AireTrac si es necesario.

AireTrac

Referencia rápida

Lista de verificación diaria y solución de problemas

Lista de verificación del despacho matutino

Consulte la franja de estado del programa para ver los días libres pendientes y las reservas de hoy.
Revise las solicitudes de servicio activas y los trabajos no asignados.
Revisar Google Calendar eventos importados pendientes de conversión.
Confirme la disponibilidad del técnico y el horario de trabajo (Agendación → Configuración).
Revisar apagones o impactos climáticos.
Abra el tablero de despacho y verifique el orden de la ruta.

Lista de verificación al final del día

Revisar los trabajos completados.
Consultar presupuestos a la espera de precios.
Consultar facturas y pagos.
Eche un vistazo a TrimBooksHQ Historial de empuje del día: confirma los últimos programas de ejecución Éxito y el recuento de registros esperado.
Envíe mensajes de agradecimiento o de seguimiento cuando corresponda.
Revise el horario de mañana y las necesidades de ruta.

Problemas comunes

Asunto	Que comprobar
Trabajo no visible para el técnico	Confirme que el trabajo esté asignado al técnico correcto (y a cualquier co-técnico) y que no se cancele ni se complete.
No se pueden asignar varios técnicos	Mantenga presionado Cmd (Mac) o Ctrl (Windows) mientras hace clic. Los conflictos se muestran por tecnología en línea antes de que se complete la tarea.
No se puede asignar un trabajo importado de Google	Abra la cuenta del cliente y agregue una dirección de servicio completa. Los trabajos importados por Google requieren la línea 1, la ciudad, el estado y el código postal antes de la asignación del técnico.
Se importaron eventos de Google incorrectos	Abierto Administrador → Integraciones → Google Calendar, elija el calendario correcto en el menú desplegable y luego ejecute Reimportación completa.
Dos presupuestos "en espera de firma" para un trabajo	Esto ya no es posible: la estimación anterior se reemplaza automáticamente. Actualizar la solicitud; usar Mostrar N reemplazado para ver el historial.
Estimar el precio de las necesidades	Abra la bandeja de entrada de presupuestos o la sección de facturación de solicitudes de servicios y agregue precios a las líneas de pedido enviadas.
Falta factura en TrimBooksHQ	Abierto Historial de empuje, expanda la ejecución más reciente y verifique el resultado por fila. El panel ampliado muestra el motivo exacto TrimBooksHQ y qué hacer a continuación.
El cliente no puede emparejar la aplicación	Gire o reenvíe el código de acceso del cliente desde la página de detalles del cliente.
Usuario atrapado en el bucle de registro	Envíelos a la página de inicio de sesión y pídales que usen la CTA "Reanudar verificación", o comparta https://airetrac.com/verify-email directamente.
No recibir notificaciones en vivo	Verifique los permisos del sitio del navegador y permita notificaciones para AireTrac. AireTrac recurre al sondeo en segundo plano cuando se bloquean las notificaciones, por lo que los datos aún se actualizan.
Error de carga del espacio de trabajo	Actualiza primero. Si continúa, capture la página, el texto del error y la hora de soporte.

Impresión: Utilice la impresión del navegador, el papel de carta, la orientación vertical y deshabilite los encabezados/pies de página adicionales del navegador si solo desea el pie de página del folleto AireTrac.